Ở vùng Trảng Bàng, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký được làm tại UBND phường, xã (bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng; chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền UBND cấp xã theo quy định; còn công chứng hợp đồng do công chứng viên thực hiện. Từ 1/7/2025, phần việc chứng thực trước đây làm ở phòng tư pháp thị xã đã không còn ở cấp huyện.
Nhiều người vẫn quen gọi chung là "đi công chứng", "đi sao y", trong khi đây là những việc khác nhau, làm ở nơi khác nhau và có giá trị khác nhau. Bài này phân biệt các loại, nói rõ khi nào cần và khi nào không cần bản sao chứng thực, và những lưu ý cho công nhân làm hồ sơ xin việc, người làm giấy tờ đất ở Trảng Bàng.
Bài không nêu mức phí; mức thu được niêm yết tại nơi chứng thực và công bố trên Cổng dịch vụ công. Quy định về chứng thực có thể được sửa đổi, hãy kiểm văn bản hiện hành khi cần làm việc quan trọng.
Bốn việc hay bị gọi chung là "công chứng"
Bảng dưới phân biệt theo nguyên lý của pháp luật về chứng thực và công chứng.
| Việc | Là gì | Thường làm ở đâu |
|---|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính | Xác nhận bản sao đúng với bản chính | UBND phường, xã; tổ chức hành nghề công chứng |
| Chứng thực chữ ký | Xác nhận chữ ký trong giấy tờ là của người yêu cầu | UBND phường, xã; tổ chức hành nghề công chứng |
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch | Xác nhận thời gian, địa điểm giao kết, năng lực và chữ ký các bên | UBND cấp xã theo thẩm quyền, ví dụ một số hợp đồng liên quan đất đai nơi có đất |
| Công chứng hợp đồng, giao dịch | Công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng | Văn phòng công chứng, phòng công chứng |
Điểm khác lớn nhất: chứng thực hợp đồng chủ yếu xác nhận chữ ký, năng lực, thời điểm; công chứng còn xem xét nội dung có hợp pháp không. Với giao dịch lớn như mua bán đất, nhiều người chọn công chứng để được xem xét kỹ hơn.
Khi nào KHÔNG cần bản sao có chứng thực
Người dân hay mang theo cả xấp bản sao chứng thực đi làm giấy tờ, xin việc, trong khi nhiều nơi không đòi hỏi. Theo nguyên tắc của pháp luật về chứng thực, khi người nộp xuất trình bản chính để đối chiếu, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có thể nhận bản chụp không chứng thực và tự đối chiếu, không được bắt buộc nộp bản sao có chứng thực. Nguyên tắc này giúp người dân đỡ tốn thời gian và chi phí.
Thêm vào đó, nhiều thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Khi làm thủ tục hành chính, cơ quan nhà nước có thể khai thác dữ liệu này thay vì yêu cầu giấy tờ chứng minh, như giấy tờ về cư trú.
Trong thực tế, một số doanh nghiệp, trường học, ngân hàng vẫn yêu cầu bản sao chứng thực trong hồ sơ của họ. Đó là yêu cầu của tổ chức đó, bạn có thể hỏi xem có chấp nhận đối chiếu bản chính hay không. Nếu họ vẫn cần, làm số bản vừa đủ, đừng sao thừa.
Hồ sơ xin việc ở khu công nghiệp: chuẩn bị cho gọn
Căn cước. Nhiều nơi tuyển dụng chỉ cần xem thẻ hoặc căn cước điện tử trên VNeID và chụp lại. Không đưa thẻ gốc cho người khác giữ.
Giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch. Sơ yếu lý lịch thường cần chứng thực chữ ký hoặc xác nhận theo yêu cầu của nơi tuyển dụng; hỏi rõ trước khi đi chứng thực.
Bằng cấp, chứng chỉ. Mang bản chính để đối chiếu và bản chụp; chỉ làm bản sao chứng thực nếu nơi tuyển dụng yêu cầu rõ.
Giấy khám sức khoẻ. Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, không phải loại giấy chứng thực. Hỏi nơi tuyển dụng có chấp nhận giấy khám ở đâu.
Ảnh thẻ. Chuẩn bị đúng kích cỡ yêu cầu. Đây là phần ít ai nghĩ tới mà hay thiếu.
Giấy xác nhận cư trú. Trước đây nhiều nơi đòi bản sao sổ hộ khẩu; nay thông tin cư trú xem được trên ứng dụng định danh hoặc xin xác nhận thông tin cư trú khi thật sự cần. Đừng đi chứng thực thứ không còn tồn tại.
Giữ giấy tờ gốc. Nơi tuyển dụng chỉ nên xem bản gốc rồi trả lại. Không để ai giữ căn cước, bằng cấp gốc của bạn với lý do bảo đảm.
Đi chứng thực bản sao ở phường, xã: trình tự chung
Với việc đơn giản như chứng thực bản sao, trình tự thường như sau:
- Mang bản chính giấy tờ cần sao. Có thể mang sẵn bản chụp, hoặc nơi chứng thực chụp từ bản chính theo cách bố trí.
- Nộp tại bộ phận tiếp nhận; cán bộ kiểm tra bản chính, đối chiếu bản sao.
- Cán bộ ghi lời chứng, ký, đóng dấu vào bản sao; với bản sao nhiều trang, có dấu giáp lai.
- Nộp phí theo mức niêm yết và nhận bản sao chứng thực.
- Kiểm từng trang trước khi rời quầy: đủ trang, rõ chữ, đủ dấu giáp lai.
Giấy tờ bị tẩy xoá, sửa chữa, rách nát không còn đọc được, hoặc giấy tờ thuộc diện không được sao theo quy định thì không được chứng thực. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự trước, trừ trường hợp được miễn.
Bản sao điện tử: chứng thực trên mạng
Ngoài bản sao giấy, hiện có hình thức chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: người dân mang bản chính tới nơi chứng thực hoặc yêu cầu qua hệ thống, cơ quan chứng thực tạo bản điện tử có ký số và lưu vào kho dữ liệu của người dân trên Cổng dịch vụ công. Bản sao điện tử này dùng được nhiều lần cho các thủ tục trực tuyến khác.
Với người dân Trảng Bàng hay làm thủ tục trực tuyến, đây là cách đỡ phải đi chứng thực lại mỗi lần. Ví dụ, một lần chứng thực điện tử giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, sau đó chọn lại từ kho dữ liệu khi nộp hồ sơ.
Cách làm cụ thể và nơi cung cấp dịch vụ này có thể khác nhau; hỏi bộ phận tiếp nhận của phường, xã xem có làm chứng thực bản sao điện tử không và cần chuẩn bị gì.
Chứng thực chữ ký và giấy uỷ quyền
Chứng thực chữ ký thường dùng cho giấy uỷ quyền đơn giản, đơn từ, bản cam kết, bản khai cần xác nhận chữ ký là của người đó. Người yêu cầu phải ký trước mặt người chứng thực, mang theo giấy tờ tuỳ thân. Không mang giấy đã ký sẵn ở nhà tới xin chứng thực. Người làm chứng thực cần thấy tận mắt bạn ký. Vì vậy, người đang ở xa muốn uỷ quyền phải tự đến nơi chứng thực ở chỗ mình đang sống.
Cần phân biệt: giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký thường dùng cho việc đơn giản, không có thù lao, không chuyển quyền sở hữu, ví dụ nhờ nhận hộ giấy tờ. Uỷ quyền liên quan tới bất động sản, như bán đất, thế chấp đất thay người khác, thường phải lập hợp đồng uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực theo hình thức tương ứng. Ở Trảng Bàng, nhiều người con đi làm xa uỷ quyền cho cha mẹ ở nhà lo giấy tờ đất, nên cần làm đúng loại.
Người lớn tuổi không biết chữ hoặc không ký được vẫn có thể làm chứng thực theo cách điểm chỉ hoặc có người làm chứng theo quy định. Hãy báo trước với cán bộ để được hướng dẫn, đừng nhờ người khác ký thay.
Với bản dịch giấy tờ nước ngoài, việc chứng thực thường là chứng thực chữ ký người dịch. Người dịch phải đủ điều kiện theo quy định; hỏi nơi chứng thực trước.
Hợp đồng đất: chứng thực ở xã hay công chứng
Với hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, pháp luật cho phép công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã theo quy định. Ở vùng nông thôn Trảng Bàng như Hưng Thuận, Phước Chỉ, nhiều người chọn chứng thực tại xã vì gần, quen. Ở vùng đô thị, văn phòng công chứng phổ biến hơn.
Khác biệt cần biết: khi công chứng, công chứng viên xem xét cả tính hợp pháp của nội dung hợp đồng và chịu trách nhiệm về việc đó; khi chứng thực hợp đồng, người chứng thực chủ yếu xác nhận thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự và chữ ký các bên. Với giao dịch giá trị lớn, phức tạp, có nhiều đồng sở hữu, nhiều người chọn công chứng để được rà soát kỹ hơn.
Dù chọn cách nào, hãy đọc kỹ toàn bộ hợp đồng trước khi ký, kiểm thông tin thửa đất trùng với giấy chứng nhận, ghi rõ giá trị giao dịch đúng thực tế, ai nộp thuế phí, thời điểm bàn giao. Ghi giá thấp hơn thực tế để giảm thuế là việc sai quy định và có thể gây thiệt cho chính người mua khi có tranh chấp.
Nơi có thẩm quyền chứng thực hợp đồng liên quan tới đất thường gắn với nơi có đất; còn phạm vi công chứng theo địa bàn có quy định riêng. Hỏi trước nơi định làm để không phải đi hai lần. Mang theo bản gốc giấy chứng nhận, giấy tờ tuỳ thân của các bên và giấy tờ về tình trạng hôn nhân là bộ tối thiểu nên có sẵn.
Sau sáp nhập: bản chứng thực cũ còn dùng được không
Bản sao, chữ ký đã được chứng thực trước 1/7/2025 tại UBND phường, xã cũ hay phòng tư pháp thị xã Trảng Bàng vẫn có giá trị theo quy định, dù con dấu và tên cơ quan trên đó nay không còn. Giá trị của bản chứng thực gắn với thời điểm chứng thực, không mất đi vì đơn vị hành chính thay đổi.
Tuy vậy, một số nơi nhận hồ sơ có quy định riêng về thời gian của bản sao, ví dụ chỉ nhận bản sao chứng thực trong một khoảng thời gian gần. Đó là yêu cầu của nơi nhận, không phải vì bản sao hết giá trị. Hỏi trước khi nộp để biết có cần làm bản mới không.
Với hợp đồng đã chứng thực tại xã cũ, hồ sơ lưu được bàn giao cho phường, xã mới. Khi cần xin bản sao hợp đồng đã chứng thực, hỏi tại đơn vị mới quản lý địa bàn đó.
Câu hỏi thường gặp
Sao y giấy tờ ở phường hay ở văn phòng công chứng đều được?
Chứng thực bản sao từ bản chính có thể làm tại UBND phường, xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Giá trị như nhau. Bạn chọn nơi thuận tiện về giờ giấc và đường đi; mức phí xem niêm yết tại nơi làm.
Hồ sơ xin việc có bắt buộc bản sao chứng thực không?
Tuỳ yêu cầu của nơi tuyển dụng. Theo nguyên tắc chung, khi bạn xuất trình bản chính để đối chiếu, nhiều nơi có thể nhận bản chụp. Hỏi rõ trước, chỉ làm bản sao chứng thực cho những giấy tờ họ yêu cầu.
Bản sao chứng thực có thời hạn không?
Pháp luật về chứng thực không ghi thời hạn chung cho bản sao chứng thực đúng quy định. Tuy vậy, một số nơi nhận hồ sơ chỉ chấp nhận bản sao làm trong khoảng thời gian gần. Đó là yêu cầu riêng của nơi nhận, nên hỏi trước.
Ký sẵn giấy uỷ quyền ở nhà rồi mang đi chứng thực được không?
Không. Khi chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, mang theo giấy tờ tuỳ thân. Nếu đã ký sẵn, bạn sẽ được yêu cầu ký lại vào bản mới.
Uỷ quyền cho cha mẹ bán đất ở Trảng Bàng làm thế nào?
Uỷ quyền liên quan tới chuyển nhượng đất thường phải lập hợp đồng uỷ quyền được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, không chỉ là giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký. Nếu bạn ở xa hoặc ở nước ngoài, hỏi tổ chức công chứng hoặc cơ quan đại diện để làm đúng hình thức.
Giấy tờ nước ngoài có chứng thực bản sao ở phường được không?
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự trước khi chứng thực bản sao hoặc sử dụng, trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc quy định. Hỏi nơi chứng thực và nơi sẽ nhận giấy tờ trước.